（一）表揚信的定義與功能
表揚信是用于表彰個人或集體的先進事跡和模范行為的書信，它是一種專用書信，可以由某單位、團體制發(fā)，也可以以個人的名義發(fā)出。
表揚信是一種建設(shè)精神文明的有效工具。在我們所生活的年代，總有一些在工作、道德、責(zé)任等方面表現(xiàn)非常突出的人物和事件涌現(xiàn)，譬如工作兢兢業(yè)業(yè)認真負責(zé)取得了超出常人的成績；尊老愛幼樂于助人拾金不昧常做好事；不顧自身利益和安危主動承擔(dān)艱苦危險的責(zé)任等。這些人物和事跡都令人感動，所表現(xiàn)出的高尚的風(fēng)格正是人類精神文明的體現(xiàn)。任何一個集體和個人，都有責(zé)任將這樣的人物和事跡宣揚出去，讓人們?yōu)橹袆樱⒁运麄優(yōu)榘駱樱訌娮陨硇摒B(yǎng)，從而提高全社會的精神文明水準。可以說，這就是表揚信的基本功能。
（二）表揚信的特點
1.真實性
優(yōu)秀事跡的動人力量往往來自它的真實性，如果是虛構(gòu)捏造出來的虛假事跡，不但不會動人，還會令人生厭，這就是所謂“真則精金美玉，偽則瓦礫糞土”。表揚信的真實性主要體現(xiàn)在兩個方面：一是敘事的真實，具體來說，就是時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果等要素，都與實際發(fā)生的事實相吻合；二是評價的真實，一是一，二是二，不夸大，不拔高，評價準確恰當(dāng)。
2.及時性
表揚信的制作和要迅速及時，要么是新近發(fā)生的，要么是新近發(fā)現(xiàn)的，總之要新鮮。在這一點上，表揚信有些新聞的特性。事實上，一個做了好事的人，不可能到處宣傳自己的事跡，而表揚信及時把這些好事宣揚出來，在特定范圍內(nèi)產(chǎn)生的效果與新聞報道是類似的。新聞要求迅速及時，表揚信同樣也有這樣的要求。
3.宣傳性
表揚信是對精神文明現(xiàn)象的宣傳和表彰，它不僅是對當(dāng)事人事跡的一種肯定，更是對廣大民眾的一種積極影響，所以表揚信是公諸于眾的。這種表彰所產(chǎn)生的效果，就是移風(fēng)易俗，使精神文明蔚為風(fēng)氣。
（三）表揚信的分類
1.內(nèi)部表揚
所謂內(nèi)部表揚，就是對本單位工作勤懇、認真負責(zé)、成績突出的單位或個人，或者某一感人的事跡提出表揚。例如下面這篇短小的表揚信：
一號教學(xué)樓的樓管，每天都將無課的教室名寫在黑板上，方便了上自習(xí)的同學(xué)，也使上課的師生不再受干擾，我覺得應(yīng)予以表揚和獎勵，同時也希望其他樓的樓管向一樓的學(xué)習(xí)！
這樣的表揚信，表揚者和被表揚者都在一個單位，彼此熟知，因此就少一些陌生和客氣，多一些真誠和親近，在本單位容易引起共鳴，自有其感人的力量。當(dāng)然，這樣的表揚信不能太多，否則便沒有什么新鮮感了。
2.外部表揚
這樣的表揚信更為多見。所謂外部，就是來自本單位以外的表揚。多數(shù)情況下，表揚者與被表揚者在事先并不相識，但由于被某一事跡所感動，表揚者特意撰寫表揚信寄送被表揚者的單位，宣傳被表揚者的事跡。這樣的表揚信，顯得更為鄭重，引起的反響更為強烈。
（四）表揚信的寫作方法
1.標(biāo)題
表揚信的標(biāo)題一般只用“表揚信”三字即可，有時，也可采用另外的寫法，如以“××同學(xué)見義勇為的先進事跡”作標(biāo)題，可以取得引人注目的效果。
2.稱呼
外部表揚信一般都是寄送給被表揚者單位的，所以稱呼要寫被表揚者的單位名稱。如果需要，也可以寫給被表揚者本人，那樣稱呼也就寫成了“××先生”、“××同學(xué)”、“××警官”等模式。
3.正文
表揚信的正文包括三大部分。
一是先進事跡介紹。可具體寫一個感人的事件，也可以綜合寫平時的先進表現(xiàn)。這部分采用敘述的寫法。
二是評價和贊揚。這部分是表揚者對被表揚者事跡的性質(zhì)、意義、價值的肯定和評價，要寫得準確恰當(dāng)，恰如其分。這部分采用議論的寫法。
三是表明態(tài)度或提出希望。表明態(tài)度就是表示自己一方如何向被表揚者學(xué)習(xí)，提出希望就是期待被表揚者單位的其他人員向被表揚者學(xué)習(xí)。
4.落款和日期
在正文之后另起一行簽署表揚者的單位名稱或個人姓名，再另起一行寫明日期。
【 例 文 一 】
表 揚 信
開元交警大隊領(lǐng)導(dǎo)：
你們好！
虎園路10號樓前8棵銀樺樹已有幾十年的樹齡，40多米高，但由于樹被白螞蟻蛀得相當(dāng)利害，千瘡百孔，有的“外強中空”。居住在該樓的居民是提心吊膽，害怕臺風(fēng)，每次臺風(fēng)到來，居民們都要攜家?guī)Э谌ビH戚家投宿避難，難于安居樂業(yè)。經(jīng)園林部門研究，決定對這些大樹進行處理，消除隱患。
20__年8月16日上午7：30，綠化工程處到現(xiàn)場，開元交警大隊公園中隊民警也同時到達現(xiàn)場，鼎力支持配合綠化工程處工作。尤其是林勛同志表現(xiàn)更為突出。他從早上7：30～12：45為止，一直在現(xiàn)場指揮來往川流不停的車輛，維持秩序，保證現(xiàn)場的安全，順利完成把大樹的樹枝、樹尾削短的任務(wù)。
這次任務(wù)很繁重，綠化工程處共派出各種車輛7部約30名工作人員操作，林勛同志與綠化工程處的同志齊心協(xié)力一道工作，在太陽下曝曬5個多小時，沒有休息，一直堅持到削樹工作結(jié)束，道路暢通才離開。他不怕苦不怕累，耐勞耐怨，兢兢業(yè)業(yè)的精神，為民辦實事辦好事的精神感動了來往過路的廣大群眾，綠化辦、綠化工程處的職工，虎園路10號樓住戶們，紛紛向他表示衷心感謝，他卻很謙虛地說：“沒有什么，愛民、為民辦實事、辦好事是我們交警應(yīng)該做的。”這是多么崇高和真樸的語言。綠化辦、綠化工程處的同志也說：“不僅這次這樣，只要我們需要，他們都會大力支持與配合。”
為了表示對林勛同志的敬意和感謝，學(xué)習(xí)他的高尚品德，特給貴處領(lǐng)導(dǎo)寫此信，也應(yīng)該感謝貴處的領(lǐng)導(dǎo)，培育出這么高素質(zhì)的交警隊伍，從林勛同志的身上，體現(xiàn)了我們交警隊伍的精神風(fēng)貌，對事業(yè)兢兢業(yè)業(yè)，踏踏實實的干，全心全意為人民服務(wù)的精神。同志們辛苦了！老百姓不會忘記你們！
虎園路10號樓居民代表
退休老教師許錦燦
20__年8月19日
【 例 文 二 】
表 揚 信
尊敬的保定職業(yè)技術(shù)學(xué)院：
貴院學(xué)生劉伯龍奮力搶救兩名落水兒童一事，對我村廣大村民震動很大，村民們交口稱贊劉伯龍是黨和人民的好學(xué)生，貴院的領(lǐng)導(dǎo)和
老師真是育人有方。事情發(fā)生在今年2月18日下午4時左右，劉伯龍同學(xué)在村東散步，他聽到河對岸東馬村有幾名婦女在喊救命，便立刻加快腳步，發(fā)現(xiàn)河水中有兩名落水兒童在水中掙扎著，他邊跑邊脫掉上衣，沒來得及脫掉下衣就奮不顧身地跳入水中將一名落水兒童抓住救上岸來。當(dāng)把第一名兒童救上岸的時候，第二名兒童已飄落水中央，劉伯龍又二次跳水把第二名兒童救上岸來。這時劉伯龍才感到這冬天河水的冰冷。當(dāng)被救兒童的家長劉文元、劉澤學(xué)當(dāng)知道自己的孩子被救、免遭一場大禍時都十分感動。
此事在我村反響很大。引起了我村黨支部、村委會的高度重視。劉伯龍同學(xué)這種奮不顧身搶救落水兒童的英雄事跡，是學(xué)習(xí)、貫徹江總書記三個代表重要思想的具體表現(xiàn)。我西馬二村黨支部、村委會特向貴院有這樣的好學(xué)生表示衷心感謝！
此致
敬禮
安新縣寨里鄉(xiāng)西馬二村黨支部、村委會
20__年3月3日
——選自保定職業(yè)技術(shù)學(xué)院網(wǎng)站
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